Koordinatorens oppgaver

En koordinator skal være en ressursperson for ungdomsrådet og en pådriver for ungdomsmedvirkning i kommunen. I det ligger det mange oppgaver.

Aller viktigst er at koordinator bidrar til at ungdomsrådet får gjort jobben sin best mulig, og så selvstendig som mulig, for eksempel ved å hjelpe til med: 

• møteforberedelser
• gjennomføring av møter
• dokumentasjon før, under og etter møter (innkalling, saksliste, referat osv.)
• god opplæring
• god oppfølging

Koordinatoren skal være bindeleddet mellom ungdomsrådet og administrasjonen/ politikerne, og en støttespiller og veileder for medlemmene.

Oppgavene bestemmes av den enkelte kommunen/fylkeskommunen. Lov og forskrift sier ikke noe om dette,  kun at rådene skal ha tilstrekkelig sekretariatshjelp, og at rådene skal ha rett til å uttale seg før sekretariatet nedsettes.

Under følger en oppsummering av de viktigste oppgavene til koordinatoren, basert på oversikten som ligger i veilederen til Bufdir.

Sikre at rådet kan påvirke

En koordinator skal fungere som levende påminner, og hjelpe å synliggjøre ungdomsrådet for administrasjonen og politikerne. Det kan gjøres ved å tilrettelegge for dialog med ungdomsrådet, melde ifra om aktuelle saker som ikke har vært innom rådet og snakke om arbeidet rådet gjør. En av de viktigste oppgavene til en koordinator er å plukke opp aktuelle saker slik at de kan tas med ungdomsrådet så tidlig som mulig. 

Koordinatoren bør også sørge for god kommunikasjon mellom rådsmedlemmene mellom møtene. Selv om saker ikke skal behandles utenom møter, er det viktig at ungdomsrådet har en arena for samarbeid og dialog. Særlig leder og nestleder bør snakke godt sammen, slik at de utgjøre en sammensveiset duo som kan ta ansvar før, under og etter møtene. 

Praktisk tilrettelegging for rådsmøtene

Selv om ungdomsrådene gjerne bør oppfordres til å gjøre dette selv, kan koordinatoren ha ansvar for innkalling til og tilrettelegging av møter. Utover det praktiske, som booking av møterom og møtemat, kan det være å holde oversikt over hvem som stiller og kontakte varamedlemmer ved behov eller ordne transport til de som trenger det. Aller viktigst er likevel å legge til rette for at rådsmedlemmene er best mulig forberedt. Det kan være å sende ut saksliste i god tid og forberede medlemmene på hva som er formålet med møtet. Om det er vanlig at leder og/eller nestleder leder møtene, gå gjennom møtet med dem en halvtime i forkant så de er trygge på gjennomføringen. 

Gjennomføring av rådsmøtene

I rådsmøtet skal koordinatoren være møteleders støttespiller og bidra til at møtet holdes slik de har blitt enige om. Som oftest dreier det seg om å «holde styr» på ungdommen, at alle får deltatt med meningene sine og at de holder seg til saken. I tillegg skal koordinatoren sørge for at rådet konkluderer og fatter et vedtak i hver sak, der ungdommenes argumenter kommer tydelig frem.

Saksbehandling på rådsmøtene

Saker som behandles i ungdomsrådet er som oftest saker som er på dagsorden i folkevalgte organ i kommunen/fylkeskommunen. Ungdomsråd kan også ta opp saker på egen tinitiativ som berører barn og unge.

Koordinatoren skal hjelpe lederen for rådet med å samle alle sakene i en saksliste, som sendes ut sammen med møteinnkallingen.

Det kan være lurt å be saksbehandleren å delta på møtet med ungdomsrådet for å legge frem saken. Koordinatoren kan gjerne hjelpe til med å tilpasse presentasjonen til ungdommen, slik at det kommer tydelig fram hva ungdommen skal mene noe om. 

Det kan også komme forslag til saker fra medlemmer i rådet eller fra barn og ungdom i kommunen. Da er det vanlig at koordinator bidrar til å utforme forslaget som skal sendes til behandling. 

Sikre gode vedtak

Koordinatoren bør alltid vurdere om ungdomsrådet har den nødvendige kunnskap og kompetanse til å vurdere en sak. Derfor er det viktig at rådet får sakene i god tid, slik at medlemmene har mulighet til å hente innspill fra andre ungdommer eller ressurspersoner før de behandler saken i møtet. Det kan gjøres ved å gjennomføre en spørreundersøkelse, intervjue barn og unge, holde ungdomsmøter eller be politikere på spørsmålsrunde om saken. Slike aktiviteter er det fint å legge ved vedtaket.

Oppfølging av rådsmøtene

Etter ungdomsrådsmøtet skal det alltid lages et referat, noe som ofte faller på koordinator, selv om leder eller nestleder bør oppfordres til å ta oppgaven. Det er viktig at referatet sendes ut kort tid etter møtet, slik at medlemmene får mulighet til å kommentere ev. feil mens møtet fortsatt er «ferskt».

Har rådet behandlet en sak som skal tas opp i en komité eller kommunestyret, skal koordinatoren hjelpe til med å lage et notat og sende det til saksansvarlig. Meningene til ungdomsrådet skal følge hele saksgangen, og det er koordinators oppgave å melde fra om dette ikke skjer. 

Videre bør koordinator holde ungdomsrådet oppdatert på saker de har kommet med innspill til. Det er spennende for ungdommen å følge utviklingen og kan bidra til at de blir enda mer engasjert og motivert til å delta. Når saken er ferdigbehandlet, skal koordinator informere ungdomsrådet, enten når resultatet blir kjent eller på neste rådsmøte.

Opplæring og kulturbygging

Foruten all hjelp til forberedelser, gjennomføring og oppfølging av møter og saker, skal koordinator sikre at ungdomsrådet får nødvendig opplæring til å gjennomføre oppgavene sine best mulig. Særlig er dette viktig når ungdomsrådet er nytt eller nye medlemmer velges inn. Koordinatoren kan velge å la noen av de erfarne rådsmedlemmene stå for opplæringen, både for å repetere selv, men også for å bygge god lagånd. Mye handler om å danne en sammensveiset gjeng, som er trygge på hverandre, så vel som på rollen sin og hva ungdomsrådet gjør. 

Opplæring er en kontinuerlig aktivitet og koordinator bør ha god dialog med rådsmedlemmene for å avdekke hva de trenger og snakke om hva de ønsker av ny kompetanse. Husk at det kan være behov for flere tiltak for å at kompetansen «sitter», i tillegg til at noe opplæring kan være lurt å repetere årlig.

En mer detaljert gjennomgang av koordinators oppgaver finner du her.